Kun je enkele tips noemen om een idee voor een meet te bedenken?
Hoe gaat het organiseren in zijn werk?
Hoe plaats ik de meet het beste online?
Hoe zorg ik voor een grote opkomst op mijn meet?
Na deze tips kom ik er nog niet uit, wat moet ik doen?
- Bekijk vooral wat je zelf leuk zou vinden om te doen of kijk bij de soort activiteiten die deze groep vaker doet.
- Wees origineel. Een zoveelste borrel is leuk, maar wellicht kun je het op een inspirerende locatie houden.
- Benader bij het bedenken van een idee ook je familie/vrienden en anderen in je netwerk om tot een leuke meet te komen.
- Maak eventueel een poll als je te veel ideeën hebt of pak een idee van de meet ideeënlijst en werk dat verder uit.
- Bekijk het kaartje en kijk waar er al meets georganiseerd zijn, we zijn altijd op zoek naar nieuwe locaties.
- Als er in jouw regio wat te doen is, wat nog niet vaak gedaan is kijk dan of het gemakkelijk te bereiken is.
- Bekijk de kosten van de activiteit, deze zullen rond de 35 euro liggen (excl kortingsacties) Een activiteit van 70 euro is te duur voor de meeste deelnemers.
- Let op de tijdsduur van de activiteit. 1 kwartiertje laserquesten is wellicht te weinig als mensen 3 uur ervoor moeten reizen retour.
- Bekijk waar er gegeten kan worden als je een wat grotere activiteit wilt organiseren zoals een pretpark wat geen eigen restaurant heeft.
- Bepaal de begin en eindtijd. We starten meestal ergens tussen 11 en 15 uur, uiterste eindtijd 22.30 uur (excl uitgaansmeets).
- Houd rekening met mogelijke deelnemers die in een rolstoel zitten.
- Let op de weersomstandigheden. Midden in de winter kun je niet alle activiteiten doen, en heb je mogelijk met (veel) OV vertraging te maken, pas je programma daarop aan.
- Plan ruim, het kan voorkomen dat mensen te laat komen. Te laat aankomen op een activiteiten locatie wordt door bijvoorbeeld een kartbaan niet getolereerd.
- Maak een concrete planning, houd rekening met de meetkalender en maak een dag planning met pauzes.
- Houd kortingsacties in de gaten en bekijk of je korting kunt regelen voor je deelnemers.
- Bekijk de tijdsduur van de activiteiten op de meetlocatie(s), bekijk ook de maximale tijd dat je van
tevoren moet registreren / aanwezig moet zijn (bij een kartbaan is dit bijvoorbeeld meestal 20 min). - Kijk of er OV kortingsacties zijn voor jou en je deelnemers via Kruidvat / Blokker en Hema
zet dit als losse post op de Facebook groep zodat mensen met korting naar je meet kunnen komen. - Peil het animo voor je meet als je al wat mensen kent of bij vrienden of zij ook mee willen.
- Maak een leuk plaatje of photoshop een goede poster zodat het er aantrekkelijk uit ziet om naar je meet te komen. Eventueel kun je deze poster laten nakijken en nog wat aanscherpen.
- Zet je meet ongeveer een maand van tevoren online, zie hieronder hoe dat moet.
- Kies een restaurant uit met eventuele kortingsacties.
- Plaats je meet ook (eventueel) online op diverse forums, waaronder FOK! in dit topic. Zo vergroot je
de kans dat er veel mensen naar je meet komen, en houd het topic warm. - Bekijk de locatie van je meet en beschrijf de slimste route om er te komen.
- Bespreek wie met eigen vervoer komt en wie met het OV.
- Beschrijf het verzamelpunt (bijvoorbeeld op Spoor 15) en de tijd waarop je verzamelt.
- Betaal vooraf voor reserveringen en houd rekening met verwerkingstijd van banken.
- Communiceer of iedereen mee eet en bekijk wie er allergieën heeft.
- Print de tickets uit voor het uitje en geef de PDF bestanden aan iemand anders voor de zekerheid
mocht je zelf door een calamiteit niet aanwezig kunnen zijn. - Reserveer de locaties op tijd (ongeveer 2 weken van te voren) en onthoudt het reserveringsnummer.
- Je kunt ervoor kiezen om een meet alvast voor te bespreken via de Appear chat.
- Wees bereikbaar op de dag zelf, geef via een privébericht op Facebook de deelnemers je
telefoonnummer. - Houd contact met afmelders zodat je niet voor niets op hen staat te wachten.
- Beschrijf in je meetpost ongeveer op de volgende manier:
-Wat gaan we doen?
-Waar is dat?
-Wanneer is dat?
-Eventueel nog een motivatie waarom, bijvoorbeeld. karten is al lange tijd niet geweest. - Bekijk of je meet locatie rolstoeltoegankelijk is en plaats dat in je meet post.
- Verklap niet je hele dagprogramma in je meet post zodat mensen nieuwsgierig blijven.
- Sluit je meet post op tijd af zodat mensen die afmelden dat alleen nog via een
privébericht doen. Dit kan voorkomen dat er veel afmeldingen op elkaar volgen. - Maak een meet poster. Zet duidelijk erop waar het is, wanneer en hoe laat.
Houd rekening met het contrast en zorg dat hij duidelijk is.
De meetgroep is voornamelijk een plek van sociale contacten, die niet stoppen buiten de meets. Het is daarom belangrijk dat als je een meet organiseert je snel een plek verwerft in de groep, en die contacten dus ook warm houd. Wees daar zelf voor verantwoordelijk en stel een doel wat je ongeveer wilt hebben qua deelnemers. Nog enkele tips:
- Bekijk of je nieuwe leden op de Facebookgroep per persoonlijk bericht warm kunt maken voor je meet
- Bel vorige deelnemers op en maak een praatje, wellicht kunnen ze nog meedenken met je meet.
- Bekijk of je in de Whatsapp groep nog geïnteresseerden weet te vinden, probeer dat een paar keer.
- Monitor de feedback op je meet idee en pas de meet daarop aan.
Gemiddeld genomen gaan er wel een paar weken overheen voordat je een goede meet hebt uitontwikkeld als je nog niet veel ervaring hebt. Naarmate je het vaker doet gaat het sneller. Kijk of je de meet spannender en beter kunt maken door tips aan je familie/vrienden/kennissenkring te vragen, zoek zoveel mogelijk informatie en recensies op. Je bent zo goed als je laatst georganiseerde meet. Als er weinig mensen interesse hebben kun je daar een nieuwe meet op aanpassen (bijvoorbeeld andere locatie of ander type activiteit).
